Ketika Anda tidak senang dengan situasi, produk, atau layanan, menulis surat keluhan bisnis formal adalah salah satu cara untuk mengatasinya. Gunakan salah satu contoh surat yang disediakan di sini sebagai titik awal; cukup klik pada pilihan Anda untuk membuka PDF yang dapat Anda edit, simpan, dan cetak. Lihat inipanduan untuk barang cetakjika Anda membutuhkan bantuan.
Contoh Surat Pengaduan Mengenai Produk Buruk
Jika Anda membeli produk yang cacat atau berkualitas buruk dan upaya untuk memecahkan masalah gagal, langkah Anda selanjutnya adalah menulis surat kepada perusahaan untuk meminta pengembalian uang atau penggantian. Idealnya, toko akan mengganti produk yang rusak dan yang tidak berfungsi seperti yang diharapkan. Namun, itu tidak selalu terjadi. Ketika perusahaan tidakmenangani keluhan pelanggan dengan benarpada awalnya, menulis surat pengaduan mungkin satu-satunya jalan Anda kecuali Anda ingin menempuh jalur hukum.
Artikel Terkait- Ide Pemasaran Ritel
- Budaya Bisnis Jepang
- Cara Mewawancarai Seseorang
Surat komplain produk rusak
Cukup ikuti tata letak surat ini, tetapi tambahkan detail Anda sendiri.
- Kiri atas: Nama, alamat, dan nomor telepon Anda. Anda mungkin ingin memasukkan alamat email Anda juga. Tujuannya adalah untuk mendapatkan respons dan semakin mudah Anda membuatnya bagi eksekutif yang sibuk untuk merespons, semakin baik.
- Ketik nama orang yang Anda hubungi, nama perusahaan, jalan, kota, negara bagian, dan kode pos pada baris terpisah (tanpa spasi).
- Tambahkan salam Anda. Spesifik di sini jika memungkinkan. Gunakan 'Dear Mr. Jones' daripada 'Dear Sir.'
- Mulailah dengan fakta bahwa Anda adalah pelanggan setia atau pelanggan pertama kali. Contoh: 'Saya telah menjadi pelanggan setia selama 20 tahun dan telah membeli banyak produk Anda.'
- Lanjutkan dengan fakta bagaimana produk gagal. Jadilah sespesifik mungkin. Cantumkan tanggal Anda membeli barang tersebut, berapa banyak Anda membayarnya, dan kapan serta bagaimana barang tersebut gagal memenuhi harapan.
- Jelaskan langkah-langkah apa yang telah Anda ambil untuk mengatasi masalah tersebut. Contoh: 'Pada tanggal 5 April, saya menghubungi Roger di toko Example City dan meminta pengembalian dana. Dia menolak memberi saya pengembalian uang.' Bahkan jika orang itu sangat kasar, tetap berpegang pada fakta dari apa yang dikatakan/dilakukan dan tinggalkan emosi darinya.
- Akhirnya, mulailah paragraf penutup dan jelaskan apa yang Anda inginkan sebagai balasannya. Misalnya, apakah Anda ingin mereka mengganti produk atau mengembalikan uang Anda?
- Tutup surat itu, tambahkan nama dan tanda tangan Anda.
Contoh Surat Kepada Manajemen Tentang Layanan yang Buruk
Saat Anda membayar layanan, seperti makan di restoran, Anda mengharapkan layanan pelanggan yang luar biasa . Sayangnya, ini tidak selalu terjadi. Jika layanannya cukup buruk, Anda mungkin merasa berhak atas pengembalian uang atau layanan penggantian. Jika Anda sudah berbicara dengan manajer tanpa hasil, mungkin sudah waktunya untuk menulis surat pengaduan resmi kepada penyedia layanan tentang orang miskin.pelayanan pelangganAnda telah menerima.
Surat pengaduan pelayanan buruk
Sesuaikan surat dengan situasi Anda.
- Tulis nama dan info kontak Anda di sudut kiri atas halaman.
- Sertakan nama orang yang Anda hubungi (sebaiknya manajer regional, pemilik, atau CEO), nama bisnis, dan alamat.
- Tambahkan salam. Contoh: Tuan Jones yang terhormat:
- Jelaskan alasan kunjungan ke tempat tersebut. Salah satu contohnya adalah Anda secara teratur makan di sana karena itu adalah salah satu restoran favorit Anda.
- Jelaskan masalah yang terjadi. Misalnya, Anda duduk selama satu jam sebelum ada yang datang untuk mengambil pesanan Anda, pesanan Anda salah, pelayan memaki Anda, dan sebagainya.
- Buat permintaan pengembalian uang atau penggantian. Jika Anda makan di restoran, Anda mungkin ingin menawarkan untuk memberi mereka kesempatan lagi jika mereka akan mengirimi Anda kartu hadiah dengan nilai yang sesuai.
- Tutup surat dengan nama dan tanda tangan Anda.
Contoh Surat Pengaduan Karyawan
Jika Anda mengalami masalah serius di tempat kerja, tulislah surat keluhan yang menyatakan keprihatinan kepada atasan Anda atau perusahaansumber daya manusiamanajer melakukan tugas ganda. Pertama, ini dapat membantu atasan atau perwakilan SDM Anda menyelesaikan situasi. Kedua, itu dapat melindungi pekerjaan Anda, terutama jika masalahnya memengaruhi pekerjaan Anda atau karyawan lain melecehkan Anda.
Surat pengaduan majikan
Berbeda dengan contoh lain dalam artikel ini, surat kepada atasan Anda mungkin akan dikirim melalui komunikasi internal dalam format email. Jika Anda lebih suka menulis keluhan di atas kertas, buatlah agar tidak terlalu formal dibandingkan surat lainnya. Meskipun merupakan ide yang baik untuk menggunakan nada dan format profesional saat menulis jenis surat ini, tidak perlu menyertakan informasi kontak Anda dan nama serta alamat majikan Anda. Anda mungkin ingin menggunakanformat memokarena dokumen tersebut bersifat internal untuk perusahaan Anda.
- Tanggal surat itu. Ini penting jika Anda membutuhkannya untuk ditunjukkan kepada HR dan melindungi pekerjaan Anda.
- Mulailah dengan salam. Panggil bos Anda seperti biasa Anda memanggilnya. Jika hubungan itu formal, maka mulailah dengan 'Dear Mr. Jones', misalnya. Jika hubungan itu informal, dapat diterima untuk menulis sesuatu seperti 'Jim yang Terhormat.'
- Langsung ke inti paragraf pertama Anda. Beri tahu dia mengapa Anda menulis surat itu dan bahwa masalahnya memengaruhi pekerjaan Anda. Jauhkan emosi darinya dan nyatakan hanya fakta, terutama jika topiknya adalah pelecehan oleh karyawan lain atau konflik pribadi.
- Jelaskan bagaimana menurut Anda situasi tersebut dapat diselesaikan tetapi beri tahu atasan Anda bahwa Anda terbuka untuk mendiskusikan solusi lain.
- Di paragraf terakhir, jelaskan bahwa Anda ingin melakukan pekerjaan dengan baik dan mengapa masalah tersebut memengaruhi pekerjaan Anda. Dalam contoh surat, pekerja tersebut meminta lebih banyak karyawan untuk ditambahkan ke departemennya karena kekurangan tersebut mempengaruhi kemampuannya untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Surat itu diakhiri dengan menyatakan bahwa dia akan dengan senang hati menjadwalkan pertemuan dengan bosnya untuk membahas masalah tersebut.
- Akhiri dengan menandatangani surat dan menambahkan nama Anda.
Tips Menulis Surat Pengaduan Bisnis yang Efektif
Surat marah atau ancaman tidak efektif. Ingatlah bahwa orang yang Anda tuju mungkin bukan pemilik perusahaan yang membuat produk cacat, tetapi perwakilan layanan pelanggan yang disewa untuk membantu Anda. Adalah kepentingan terbaik Anda untuk tetap tenang dan fokus.
- Alamatkan surat Anda kepada orang tertentu. Itu Departemen Kehakiman New Jersey menyarankan konsumen untuk mencari di Daftar Perusahaan, Direktur dan Eksekutif Standard & Poor atau di Daftar Pabrikan Amerika Thomas untuk menemukan alamat dan nama CEO perusahaan. Anda juga dapat melihat di situs web perusahaan.
- Sertakan informasi kontak Anda. Tambahkan nama, alamat, dan nomor telepon Anda di bagian atas surat Anda sehingga perusahaan dapat menghubungi Anda dengan kemungkinan resolusi.
- Sertakan salinan kuitansi apa pun. Sertakan juga dokumentasi relevan lainnya mengenai keluhan Anda. Simpan semua yang asli.
- Gunakan format bisnis standar pada surat pengaduan. Ini akan mencakup paragraf yang diblokir dengan spasi tunggal dengan spasi ganda di antara setiap paragraf dan tanpa indentasi.
- Tambahkan tanggal di bagian atas surat Anda. Ini akan membuat eksekutif yang sibuk segera melihat ketika keluhan datang.
- Jangan meregangkan kebenaran untuk efek; hanya berpegang pada fakta. Jika kedengarannya berlebihan, pembaca mungkin tidak akan mempercayai Anda dan akan enggan membantu Anda.
- Jaga agar surat itu tetap pendek. Eksekutif adalah orang-orang sibuk. Jika Anda membuat surat itu terlalu panjang, orang di pihak penerima mungkin tidak akan selesai membaca surat Anda.
-
Ketik surat Anda. Ini akan terlihat lebih profesional dan lebih mudah dibaca. Ingatlah bahwa surat yang dikirim melalui pos lebih berbobot daripada mengirim email.
Tulis dan kirim surat dalam waktu satu minggu setelah kejadian atau ketika produk berhenti bekerja. Arahkan bagian luar amplop ke perhatian orang yang Anda tujukan surat itu sehingga surat itu akan tiba di meja yang tepat.
Suarakan Kekhawatiran Anda
Jika Anda memiliki keluhan, Anda tidak perlu ragu untuk membuat suara Anda didengar. Sebagian besar perusahaan akan tertarik untuk memperbaikinya sehingga mereka dapat mempertahankan Anda sebagai pelanggan. Sekalipun masalahnya ada di tempat kerja, lebih baik berbicara dengan sopan selama Anda berperilaku secara profesional dan wajar. Menulis surat keluhan bisnis formal yang disesuaikan dengan situasi Anda dianggap sebagai praktik terbaik dalam situasi seperti itu.
