Jika Anda sedang mencari pekerjaan, kemungkinan besar akan ada saatnya Anda perlu mengirim resume dan surat lamaran Anda ke manajer perekrutan melalui email. Saat memutuskan bagaimana mendekati proses mengirim dokumen penting ini melalui email, penting untuk mempertimbangkan preferensi penerima serta tantangan yang mungkin Anda hadapi saat mengirim dokumen berformat melalui email.
Metode Pengajuan Pilihan
Resume dan surat lamaran dapat dikirim secara efektif dalam isi pesan email atau sebagai lampiran file. Meskipun opsi termudah biasanya menyertakan surat lamaran di badan email Anda dengan resume sebagai lampiran PDF, ini bukan yang disukai semua orang atau perusahaan.
Artikel Terkait- Contoh Surat Lamaran Perguruan Tinggi
- Cara Menulis Surat Pengantar yang Bagus
- Contoh Surat Pengantar Resume yang Menunjukkan Cara Menjual Diri Sendiri
Menanggapi sebuah Iklan
Jika Anda menanggapi pengumuman pekerjaan yang meminta pengiriman resume dan surat lamaran melalui email, perhatikan teks dengan cermat untuk melihat apakah format yang diinginkan ditentukan. Ikuti instruksi yang diberikan dengan tepat, atau Anda mungkin dikecualikan dari pertimbangan.
- Jika instruksi menentukan termasuk informasi Anda di badan email, misalnya, jangan kirim lampiran. Beberapa perusahaan tidak menerima lampiran dari orang di luar perusahaan mereka, dan dokumen semacam itu bahkan mungkin tidak lolos dari filter spam perusahaan.
- Jika pengumuman meminta agar salah satu atau kedua dokumen dikirimkan sebagai lampiran, ikuti petunjuk tersebut. Orang yang menerima email mungkin hanya mencetak lampiran atas nama orang yang akan menyaringnya untuk mengatur wawancara.
Pengajuan Resume Umum
Jika Anda tidak menanggapi pengumuman pekerjaan, melainkan mengirimkan resume yang tidak diminta dengan harapan menarik perhatian manajer perekrutan atau profesional SDM, luangkan waktu untuk mencoba mencari tahu format apa yang lebih disukai.
- Jika Anda bertemu seseorang di acara jejaring yang menyarankan agar Anda mengirimkan resume dan surat lamaran, tanyakan apakah dia memiliki preferensi tentang bagaimana dokumen dikirimkan.
- Jika Anda mengirimkan resume Anda sebagai 'panggilan dingin' untuk dipertimbangkan untuk pekerjaan, hubungi perusahaan untuk mengetahui dengan tepat kepada siapa Anda harus mengirim dokumen dan alamat email apa yang akan digunakan, serta format apa yang lebih disukai.
Opsi Pengiriman
Setelah Anda mengetahui preferensi orang atau organisasi yang Anda hubungi, Anda akan dapat menyiapkan resume dan surat lamaran Anda untuk dikirim melalui email. Berdasarkan preferensi tersebut, Anda akan memilih salah satu dari empat opsi.
- Surat lamaran di badan email, resume sebagai lampiran
- Surat lamaran dan resume di badan email
- Surat lamaran dan resume sebagai lampiran terpisah
- Surat lamaran dan resume dalam dokumen yang sama sebagai satu lampiran
Sampul surat
Badan Email
Untuk surat lamaran yang akan disertakan di badan email:
- Siapkan surat lamaran Anda di Word atau program pengolah kata lainnya.
- Koreksi dan periksa ejaan dengan cermat sebelum menyalin dan menempelkannya ke editor email.
- Buat penyesuaian spasi yang diperlukan untuk menjaga struktur paragraf tetap utuh menggunakan tombol panah dan kembali.
- Jika Anda menyertakan surat lamaran dan resume di badan email, surat lamaran harus muncul terlebih dahulu.
Lampiran
Untuk lampiran surat lamaran:
cara menghilangkan minyak goreng
- Persiapkan surat dalam program pengolah kata favorit Anda seperti halnya surat bisnis lainnya.
- Koreksi dan periksa ejaan dokumen dengan cermat sebelum menyelesaikan.
- Pastikan formatnya menarik secara visual dan akan terlihat menarik jika dicetak; pastikan tampilannya cukup bagus untuk dikirim di atas kertas.
- Konversikan surat ke dokumen PDF sebelum melampirkannya ke pesan email sehingga Anda dapat yakin penerima dapat membukanya dan melihatnya seperti yang Anda inginkan.
- Gunakan nama file deskriptif, seperti nama Anda dan frasa 'surat pengantar'.
- Lampirkan surat ke pesan email menggunakan perintah yang sesuai di editor email Anda, yang biasanya dilampirkan ke ikon yang terlihat seperti klip kertas.
Lanjut
Badan Email
Untuk resume yang disertakan dalam badan email:
- Jika resume Anda masuk ke badan pesan email, kemungkinan surat lamaran Anda juga. Surat lamaran harus menjadi yang pertama, dan yang terbaik adalah menyisipkan garis di akhir surat untuk memisahkannya dari resume.
- Buat resume Anda dalam dokumen pengolah kata, pastikan untuk mengoreksinya dengan cermat sebelum memindahkannya ke template email.
- Format dokumen sehingga tab tidak diperlukan (karena kemungkinan tidak akan berbaris seperti yang Anda maksudkan di komputer penerima).
- Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menempatkan judul di margin kiri dalam teks tebal tepat di atas bagian teks yang mereka gambarkan.
- Sebagai alternatif, Anda dapat mengatur resume Anda di dalam tabel, meskipun Anda ingin membuat garis sel tidak terlihat jika Anda melakukan ini. Melakukan hal ini akan menjaga jarak bahkan ketika pesan Anda dikirim.
- Salin resume Anda ke template email.
- Email ke diri sendiri untuk melihat apakah itu terlihat baik-baik saja ketika diterima. Jika terlihat bagus untuk Anda, kirimkan ke beberapa teman yang menggunakan sistem email yang berbeda dari Anda sehingga Anda bisa mendapatkan ide bagus tentang bagaimana tampilannya bagi penerima.
Lampiran
Untuk resume yang dikirim sebagai lampiran:
- Saat mengirim resume Anda sebagai lampiran, Anda bisa lebih kreatif dengan pemformatan daripada jika dikirim dalam teks email.
- Buat resume Anda di program pengolah kata favorit Anda, atur dengan judul, tab, dan poin-poin sesuai keinginan.
- Koreksi dokumen dengan hati-hati, pastikan untuk memeriksa semua jenis kesalahan (ejaan, tata bahasa, gaya, kejelasan, akurasi, dll.).
- Bila Anda yakin dokumen itu benar, selesaikan pengirimannya dengan mengonversinya ke file PDF sehingga Anda bisa yakin bagaimana tampilan dokumen itu bagi orang yang menerimanya.
- Gunakan nama file deskriptif, seperti 'resume of Bob Jones' (menggunakan nama Anda).
- Lampirkan ke pesan email menggunakan perintah yang sesuai di editor email Anda, biasanya diwakili oleh ikon klip kertas.
Gabungan Surat Pengantar/Lampiran Resume
Saat menggabungkan surat lamaran dan resume Anda menjadi satu dokumen yang akan dikirim sebagai lampiran:
- Buat huruf dalam program pengolah kata favorit Anda, pastikan bahwa itu diformat sehingga akan terlihat bagus jika Anda mencetaknya.
- Sisipkan page break di bagian bawah surat.
- Di bawah hentian halaman, buat resume Anda atau salin dari dokumen lain.
- Koreksi dengan cermat, pastikan kedua dokumen ditulis dengan baik, akurat dan bebas dari kesalahan.
- Konversikan dokumen yang sudah jadi ke PDF, sekali lagi untuk memastikan bahwa pemformatan tetap seperti yang Anda atur, apa pun perangkat lunak yang digunakan orang yang melihatnya.
- Lampirkan ke pesan email Anda.
Konversi PDF untuk Lampiran
Jangan lewatkan langkah mengonversi resume atau surat lamaran Anda ke PDF jika Anda mengirim salah satu dokumen (atau keduanya) sebagai lampiran. Jika Anda tidak melakukan ini, Anda berisiko mengalami kerja keras Anda ditiadakan oleh margin yang ditetapkan berbeda pada mesin penerima, atau dokumen tidak dapat dibaca karena dikirim ke seseorang yang tidak memiliki aplikasi pengolah kata yang kompatibel dengan milik Anda.
Jika program pengolah kata Anda tidak memberi Anda opsi untuk menggunakan 'Simpan Sebagai' untuk mengonversi dokumen Anda ke file PDF untuk digunakan sebagai lampiran, Anda dapat mengunduh PrimoPDF , program konversi gratis yang mudah digunakan.
Isi Pesan untuk Lampiran
Jika Anda mengirim resume dan surat lamaran Anda sebagai lampiran, baik dalam satu atau dua file, Anda perlu memasukkan beberapa teks di badan pesan email Anda. Jika Anda mengirim pesan kosong dengan satu atau dua lampiran, itu bisa menjadi pemicu filter spam untuk mengecualikan pesan Anda, dan itu juga bisa membuat penerima tidak merasa nyaman membuka lampiran meskipun pesan Anda terkirim. Pertimbangkan untuk menyertakan teks di sepanjang baris:
Tuan Smith,
Silakan lihat resume dan surat lamaran terlampir, yang dikirimkan sebagai tanggapan atas iklan Anda di CareerBuilder untuk asisten administrasi.
Salam,
Sally Seseorang
cara menghilangkan noda dari dasi sutra
Kiat Baris Subjek
Memilih baris subjek yang sesuai untuk resume dan email surat lamaran Anda sama pentingnya dengan kualitas dokumen itu sendiri. Pilih baris subjek yang akan memudahkan penerima untuk mencari korespondensi Anda di kotak masuknya. Jika Anda menanggapi pembukaan tertentu, pertimbangkan sesuatu seperti 'John Doe - Aplikasi Panitera Akuntansi'. Jika Anda tidak menanggapi iklan, sesuatu seperti 'Jill Alltrades - Lanjutkan untuk Pertimbangan' mungkin sesuai. Kuncinya adalah untuk memasukkan nama Anda dan memberikan preview dari tujuan pesan.
