Penting untuk mendokumentasikan disiplin karyawan secara tertulis. Menggunakan contoh memo disipliner karyawan untuk menulis memo Anda sendiri dapat membantu Anda menemukan kata-kata untuk mengatakan apa yang harus dikatakan secara profesional dan jelas. Namun, saat menggunakan templat memo disipliner, pastikan dokumen Anda yang telah selesai sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda dan mengikuti format memo bisnis standar .
Contoh Memo Disiplin Karyawan
Jika Anda perlu menulis memo disipliner, pertimbangkan untuk menggunakan contoh dokumen di bawah ini sebagai panduan. Tentu saja, itu perlu diedit untuk memenuhi kebutuhan Anda berdasarkan situasi spesifik yang Anda hadapi, tetapi itu memberikan titik awal yang baik. Klik gambar untuk membuka template PDF yang dapat dicetak di jendela terpisah dan simpan ke hard drive Anda. Isi informasi terkait untuk menyimpan perubahan Anda, dan Anda akan memiliki draf pertama untuk memo Anda. Jika Anda memiliki masalah saat bekerja dengan dokumen, lihat inipanduan untuk produk cetak Adobe.
Artikel Terkait- Curriculum Vitae Template
- Tata Letak Memo
- Perlengkapan Kantor Bisnis Dasar
Klik untuk mengunduh contoh memo disipliner.
Tujuan Memo Disiplin
Memo disiplin memiliki lebih dari satu tujuan. Pertama, ia mendokumentasikan peringatan mengenai kinerja yang buruk atau perilaku yang tidak dapat diterima di pihak karyawan tertentu. Kedua, dokumen ini mendokumentasikan upaya majikan untuk memperbaiki masalah dan semua langkah yang diambil. Ketiga, mendokumentasikan konsekuensi dan/atau disiplin yang akan diambil sebagai akibat dari perilaku tersebut. Memo disipliner juga dapat mencakup kesimpulan tentang konsekuensi di masa depan, seperti kehilangan pekerjaan jika masalahnya tidak diperbaiki.
Tips Menulis
Menemukan kata-kata yang tepat untuk memo disiplin karyawan bisa jadi sulit, terutama jika Anda adalah orang yang suka menghindari konfrontasi. Untuk membantu Anda memulai, buatlah daftar perilaku bermasalah atau aspek kinerja karyawan yang harus ditangani. Daftar ini dapat membantu menjaga memo tetap fokus dan menawarkan ide untuk mendefinisikan dengan jelas pelanggaran, serta tanggapan perusahaan Anda. Pastikan Anda mempertahankan nada profesional di seluruh memo, dan fokusnya adalah pada masalah spesifik dan konsekuensi terkait.
Anda mungkin ingin agar penasihat hukum Anda membantu menulis dokumen, atau setidaknya meninjau isinya sebelum Anda memberikan memo itu kepada karyawan yang sedang didisiplinkan. Ini dapat membantu memastikan bahwa tidak ada bahasa yang tidak menyenangkan dalam memo yang dapat menyebabkan masalah yang dapat dihindari jika situasinya mengarah pada pemutusan hubungan kerja di masa mendatang.
pesan simpati untuk kehilangan anak
Contoh Formulir Disiplin/Konseling
Dalam beberapa situasi, Anda mungkin merasa bermanfaat untuk menggunakan laporan disiplin/konseling alih-alih, atau sebagai tambahan, memo disipliner. Ini adalah formulir isian yang menyediakan cara terstruktur untuk mendokumentasikan perilaku masalah tertentu dan merinci tindakan apa yang perlu diambil untuk memperbaiki masalah. Menggunakan jenis formulir ini memberikan kerangka kerja yang konsisten untuk digunakan saat berkomunikasi dengan karyawan tentang semua jenis masalah disiplin, termasuk masalah terkait kinerja dan perilaku. Ini sering digunakan selama percakapan awal tentang masalah disiplin dan ditindaklanjuti dengan memo ketika masalah berlanjut atau memburuk ke titik di mana tindakan lebih lanjut diperlukan.
Templat Formulir Disiplin/Konseling
Jika Anda ingin memiliki formulir standar yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan percakapan disipliner dan/atau konseling dengan karyawan, template yang disediakan di bawah ini adalah titik awal yang bagus. Seperti memo, klik gambar untuk mengunduh dokumen PDF yang dapat diedit. Simpan dan sesuaikan untuk tujuan Anda, gunakan sebagai formulir isian setiap kali Anda memerlukan dokumentasi untuk percakapan dengan karyawan mengenai disiplin atau konseling.
Klik untuk mengunduh formulir disiplin/konseling.
Contoh Rencana Peningkatan Kinerja
Jika prosedur perusahaan Anda melibatkan penerapan rencana perbaikan formal jika konseling awal tidak menyelesaikan situasi, Anda mungkin juga memerlukan rencana peningkatan kinerja standar (PIP). Jika demikian, gunakan templat rencana peningkatan kinerja ini sebagai titik awal untuk membuat formulir PIP standar untuk digunakan dalam situasi seperti itu.
Pertimbangan Menulis untuk Bentuk Disiplin
Meskipun ada lebih sedikit tulisan yang terlibat dengan formulir daripada memo, Anda tetap harus mengisi detail spesifik tentang perilaku masalah dan tindakan yang harus diambil. Seperti halnya memo, Anda perlu mengomunikasikan dengan jelas masalah dan hasil yang diharapkan secara profesional dan objektif.
Dalam situasi di mana penyelia mengisi dokumen-dokumen ini, adalah bijaksana untuk memintanya ditinjau oleh profesional SDM perusahaan sebelum berkomunikasi dengan karyawan. Mungkin juga disarankan agar versi final formulir Anda ditinjau oleh penasihat hukum, terutama bila ada pelanggaran atau masalah yang signifikan. Dalam beberapa situasi, ada baiknya juga jika pengacara hukum ketenagakerjaan Anda meninjau formulir yang sudah diisi sebelum membagikannya kepada karyawan juga.
Sampaikan Pemberitahuan Disiplin dengan Tangan
Dalam hal komunikasi formal yang berkaitan dengan kedisiplinan karyawan, yang terbaik adalah menyampaikan dokumentasi dengan tangan langsung kepada penerima. Ini akan mencegah karyawan mengatakan bahwa mereka tidak pernah menerimanya dan memberikan kesempatan untuk mendiskusikan situasi pada saat memo atau formulir dikirimkan. Adalah bijaksana untuk meminta karyawan menandatangani pernyataan bahwa mereka telah menerima pemberitahuan disiplin. Pengakuan ini harus ditempatkan dalam file personalia karyawan.
Nilai Dokumentasi
Penting untuk mendokumentasikan setiap langkah dalam proses pendisiplinan. Detail bisa terdistorsi atau terlupakan ketika teguran hanya dilakukan secara lisan. Catat secara tertulis dan simpan dokumen di file untuk referensi di masa mendatang. Jika seorang karyawan akhirnya dipecat karena mereka tidak mengindahkan peringatan dan tidak meningkatkan kinerja atau mengubah perilaku negatif mereka, dokumentasi yang ditulis dengan baik mencerminkan upaya tulus oleh majikan untuk membantu karyawan tersebut meningkat, dan itu menjelaskan konsekuensi jika mereka tidak melakukannya. 't.
Jika seorang pekerja yang dipecat memutuskan untuk menyewa pengacara dan mengklaim bahwa mereka didiskriminasi dalam beberapa cara, dokumentasi disipliner memberikan bukti kuat bahwa karyawan tersebut diberi banyak peringatan dan kesempatan untuk berubah, dan bahwa mereka tahu konsekuensi yang mungkin terjadi jika kinerja mereka tidak membaik. Dalam kasus yang berakhir di pengadilan, dokumentasi menjelaskan prosedur apa yang diambil, berapa kali karyawan tersebut diperingatkan, dan fakta bahwa mereka tahu bahwa mereka berisiko kehilangan pekerjaan jika masalahnya tidak diselesaikan dengan perubahan tindakan mereka. .
